Optymalizacja

0
91

Pracując nad kolejnym projektem, znowu obrywam po oczach słowem OPTYMALIZACJA i to kosztów. Samo słowo ma sens, w dobie kryzysu tym większy, że potrafi zaoszczędzić sporo pieniędzy, ale nie tak, na rany nie tak!

Optymalizacja jak Yeti

…czyli wszyscy wiedzą, nikt nie widział. Definicja z Wikipedii, bo nawet pasuje:

Optymalizacja – metoda wyznaczania najlepszego (optymalnego) rozwiązania (poszukiwanie ekstremum funkcji) z punktu widzenia określonego kryterium (wskaźnika) jakości (np. kosztu, drogi, wydajności).

A więc czego mam poszukać w tym bezpieczeństwie?

Optymalnie wydawanej kasy. Tak pisząc bardzo brutalnie. A więc wydanej sensownie, celowo i na właściwe działania. Świetnie. A więc formalnie należy zacząć od podstaw systemu zarządzania bezpieczeństwem, czy systemu bezpieczeństwa – jak kto woli. Czyli od mitycznego, ale wszędzie występującego RYZYKA. Mitycznego, bo “optymalizatorzy” kosztowi w bezpieczeństwie raczą sobie o nim zapomnieć. I zlecenie, czy zalecenie do kontraktu brzmi – zoptymalizować np. ochronę. Kosztowo. I koniec. Dokumenty operacyjne czasem nawet przekazane, a czasem nie. Ale systemowego szacowania i oceny ryzyka – BRAK. Więc jak optymalizować tą ochronę, jak nie wiadomo do czego ją jeszcze wykorzystać?

Kilka podpowiedzi

Optymalizacja kosztów w firmie polega na poszukaniu w całym systemie i jego podsystemach bezsensownie wydawanych pieniędzy. W bezpieczeństwie są to pieniądze najczęściej wydawane na wykonywanie tych samych czynności przez kilka osób. Przykłady?

Zacznijmy od prostych czynności

Ciąg komunikacyjny w galerii handlowej. Po ciągu tym wykonuje patrol:

  • Pracownik ochrony – z zadaniami ochrony osób i mienia. Patrolowanie, obserwacja, reakcja na zdarzenia polegające na wykroczeniach i przestępstwach przeciwko osobom i mieniu (patrol ciągły po wyznaczonej trasie);
  • Inspektor ochrony ppoż (załóżmy raz na tydzień) – z zadaniami ochrony przeciwpożarowej. Ocena (wizualna) stanu skrzynek hydrantowych i ich wyposażenia (zgodnego z Instrukcją Bezpieczeństwa Pożarowego) oraz stanu gaśnic, czyli odczyt manometrów (czujnik ciśnienia);
  • Służba BHP – w zakresie oceny środków ochrony zbiorowej, ocena wizualna i nieco organoleptyczna (potarganie) barier i pochwytów. Również raz na tydzień. Plus wykrycie ewentualnych uszkodzeń mogących powodować zagrożenia dla klientów i personelu (np. obluzowane płytki);
  • Nadzór nad czystością i estetyką – w zakresie wykonanych czynności konserwacyjnych powierzchni, stanu pojemników, czystości ścian, witryn sklepowych etc. Kilka razy dziennie.

Wystarczy prawda? Choć można dodać jeszcze kilka ekip, co wcale nie jest żartem. Np. oświetleniowcy (specgrupa techniczna) – sprawdzają żarówki i punkty świetlne.

Jak to się ma do ryzyka?

  • Pracownik ochrony – obsługuje wąsko ryzyka związane z wykroczeniami i przestępstwami przeciw mieniu i osobom. Przy czym często w ochronie następuje pewna amnezja tudzież brak umiejętności czytania ze zrozumieniem. Szczególnie art 163 Kodeksu Karnego.
  • Inspektor ochrony ppoż – obsługuje ryzyka w zakresie ochrony ppoż, szczególnie wynikające z niesprawnego sprzętu;
  • Służba BHP – obsługuje ryzyka z zakresu.. BHP, czyli upadki z wysokości, poślizgnięcia, etc.
  • Czystość i estetyka – ryzyka operacyjne centrum, bo nikt nie będzie przychodził do niechlujnego centrum.

Sporo prawda? I robią to CZTERY różne służby. I wszystko wokół bezpieczeństwa. Nawet idąc dalej (poza czystością) to wszystkie w przypadku materializacji zagrożenia – będą wykroczeniami i przestępstwami przeciwko mieniu lub ludziom. Widać już mechanizm, prawda?

Ale żeby nie było, że tylko proste czynności możemy optymalizować, znając CAŁY system bezpieczeństwa w organizacji.

  • Ochrona fizyczna – dokument wiodący plan ochrony. Organizuje ochronę przez FIZYCZNYM atakiem na mienie i ludzi. Atakiem w szerszym rozumieniu, jako zdarzeniem skutkującym szkodą na mieniu lub w zdrowiu i życiu osób.
  • Ochrona danych osobowych – dokument wiodący polityka bezpieczeństwa. Zawiera dane o tzw. zabezpieczeniach technicznych i organizacyjnych, służących ochronie informacji. A więc systemy alarmowe (włamaniowe, telewizja przemysłowa, czy kontrola dostępu), zabezpieczenia mechaniczne – bramy, kraty, furtki, zamki, drzwi, a organizacyjnie – posterunki pilnujące bezpieczeństwa stref, patrole i interwencje w sytuacji naruszenia strefy.
  • Ochrona przeciwpożarowa – czyli przed pożarem i innymi zagrożeniami miejscowymi. Dokument wiodący – instrukcja bezpieczeństwa pożarowego. Wraz z informacjami o zagrożeniach pożarem w różnych miejscach obiektu, zasadach prewencji (zapobiegania) wystąpieniu pożaru lub innego zagrożenia miejscowego.

Tu też już powinno świtać. Ale jakby nie zaświtało:

W przykładzie prostym – pracownik ochrony może zwrócić uwagę na WSZYSTKIE opisane zagadnienia. Ważne aby wiedział JAK to zrobić.

W przykładzie bardziej złożonym – opis z instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, to to co w planie ochrony znajduje się w rozdziale I. Zagrożenia dla danych osobowych – fizyczne, to to co w instrukcji bezpieczeństwa pożarowego znajdzie sie w dziale o ryzykach, a w planie ochrony – w rozdziale II. Ale… plan ochrony obejmuje jeszcze zagrożenia z innych niż tylko kradzieże obszarów. A te zagrożenia – znowu odnajdzie w instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.

Żeby jeszcze jaśniej.

  • Pracownik ochrony piszący plan ochrony męczy się z opisem i zagrożeniami z sił natury i innych, np. z procesu technologicznego. Po co, jak ma to w instrukcji bezpieczeństwa pożarowego?
  • Inspektor ochrony ppoż męczy się z zadaniami prostymi w zakresie prewencji i nie bardzo wie komu przypisać. A po co, skoro jest to 163 KK a więc działanie ochrony fizycznej jest jak najbardziej właściwe.
  • Administrator bezpieczeństwa informacji męczy się z opisem technicznych i organizacyjnych środków ochrony. Po co, jeśli to zrobił już pracownik ochrony oraz inspektor ochrony ppoż?

Podsumuję

Wiele o optymalizacji kosztów można pisać. Ale jeśli chcemy optymalizować TYLKO JEDEN OBSZAR bezpieczeństwa, to nie nazywajmy tego tak ładnie, a po prostu napiszmy jak oszczędzić na ochronie. Optymalizacja to nie oszczędność przez cięcie stawki czy zmniejszenie stanu osobowego.

To utrzymanie założonego stanu bezpieczeństwa, z wykorzystaniem wszystkich dostępnych środków i możliwości. I co najważniejsze – odnalezienie działań bezsensownych (dublowanych) w ramach organizacji i zapewnienia bezpieczeństwa.

Czym jest w takim razie “optymalizacja” przez cięcie kosztów?

Taka “optymalizacja” to nie jest wcale optymalizacja. Jest to podniesienie poziomu ryzyka akceptowalnego. Godzimy się na większe ryzyko, bo nakłady na jego redukcję ulegają zmniejszeniu.

Czyli zastosowanie mechanizmu w którym:

  • będzie słabszy pracownik ochrony
  • będzie ich mniej
  • będą gorsze (mniej szczelne procedury)

A więc reakcja na ryzyko będzie mniej skuteczna. I dlatego jak napisałem na wstępie – jeśli firma chce tak “optymalizować” – to OK. Tylko niech wskaże zakresy ryzyka które podlegają słabszej redukcji wraz z określeniem poziomów akceptowalnych – wyższych niż wcześniej.

I najlepiej nie nazywać tego OPTYMALIZACJĄ, a po prostu organizacją systemu bezpieczeństwa do zmienionych poziomów akceptacji ryzyka.